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Las solicitudes se registran en Gravity Forms con acceso restringido al personal autorizado de AMA, que puede intervenir desde Perú, y a los proveedores técnicos dentro del ámbito de sus funciones. Se envía una notificación interna con su referencia a contact@agroforest.agency; no se le envía un acuse automático por correo electrónico.

Las solicitudes sin seguimiento posterior se conservan durante 12 meses desde el último intercambio, o desde su recepción si no hay intercambio. Los posibles clientes con seguimiento comercial se conservan hasta tres años desde el último contacto iniciado por el posible cliente. Los expedientes de clientes y contractuales tienen reglas de conservación distintas.

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